Dobry obieg dokumentów firmie zapewnia dobre i sprawne jej funkcjonowanie. Niestety, w wielu firmach archiwizacja dokumentów powoduje niemałe kłopoty. Bardzo często nie ma odpowiednich osób, które miałby się zajmować segregowaniem dokumentów, są częste problemy z ich przechowywaniem, ze znalezieniem odpowiedniej ilości miejsca. Pojawia się także kwestia kosztów. Doskonałym rozwiązaniem na rozwiązanie problemów z dokumentacją lub usprawnienie całego procesu ich archiwizacji jest wynajęcie firmy oferującej outsourcing płac i kadr, e kadr.
Archiwizacja dokumentów – najważniejsze zalety
Więcej miejsca w biurze – rezygnacja z papieru pozwala na znaczne zaoszczędzenie miejsca w biurze i całej firmie. Dokumenty można skanować, ale też wiele firm oferuje możliwość archiwizacji dokumentów papierowych. Warto zastanowić się nad odciążeniem własnego biura i zdecydowanie się na outsourcing wraz z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów. Archiwizacja dokumentów Warszawa jest być może ofertą dla Twojej firmy.
Mniejsze koszty – gromadzenie dokumentów, drukowanie ich i przechowywanie w biurze to spore koszty. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele wydajemy właśnie na dokumenty. Sprzęt drukujący oraz potrzebne do niego akcesoria, np. tusze, zakup ryz papieru, półek na dokumenty, spinaczy, segregatorów, koszulek, teczek. Wszystko to kosztuje. Decydując się na digitalizacje dokumentów, koszty ulegają znacznemu zmniejszeniu.
Sprawniejsza obsługa – wszyscy dziś doceniamy szybkość działania i wygodę. Większość osób posługuje się dziś urządzeniami elektrycznymi, korzysta z Internetu. Wysyłanie dokumentów i wiadomości droga emaliową jest dziś popularne i bardzo pożądane. Posiadając dokumenty na mailu możemy odnaleźć je dosłownie w kilka sekund. Nie trzeba przeszukiwać segregatorów, zastanawiać się, gdzie dany dokument może się znajdować. Przesyłanie dokumentów również jest znacznie łatwiejsze i oczywiście tańsze niż w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z tradycyjnym papierem.
Wydajna praca – kto nie marzy o tym, aby jego praca była efektywna? Aby nie trzeba było robić w niej rzeczy, które tak naprawdę nie przynoszą realnych korzyści dla firmy? Dzięki możliwości elektronicznego obiegu dokumentów można zapomnieć o ciągłym staniu koło drukarki. Pracownicy wykonują zadania, które mają faktyczny wpływ na rozwój firmy. Resztą zajmują się specjaliści – outsourcing płac i kadr.
Bezpieczeństwo dokumentów – bardzo często w firmach dostęp do wielu poufnych akt i dokumentów ma wielu pracowników firmy. Nie powinno tak być, jednak ciężko tego uniknąć. Decydując się na digitalizację można skorzystać z zabezpieczeń, które pozwolą na skuteczną ochronę dokumentów i treści poprzez zapewnienie do nich dostępu wyłącznie wyznaczonym osobom.
Zachowanie bezpieczeństwa
Firmy zajmujące się archiwizacją dokumentów dbają o to, aby wrażliwe dane były bezpieczne. Zapewniają także najwyższe standardy tajności dokumentów – nie tylko podczas ich archiwizacji, ale na każdym etapie, a więc podczas porządkowania dokumentów, ich ewidencji, czy w trakcie ich niszczenia na życzenie klienta. Wybierając firmę zajmującą się dokumentami, warto bardzo dokładnie sprawdzić, w jakich warunkach dokumenty będą przechowywane: teren, sam budynek, zabezpieczenia, systemy oznaczeń oraz systemy archiwizacji online. Warto także pamiętać, że osoby pracujące w e kadrach są profesjonalistami, których obowiązuje przestrzeganie tajemnicy biznesowej.
Z usług outsourcingu kadr i płac oraz przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentów może zdecydować się każda firma i instytucja. Nie ważne, czy posiadasz archiwum medyczne, czy same faktury lub inne ważne dla firmy dokumenty – firmy zajmujące się digitalizacją dokumentów i digitalizacją zbiorów pomogą w przechowywaniu i zadbają o bezpieczeństwo.
