Obowiązek inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, która mówi o tym, że okresowe ustalanie lub sprawdzanie stanu aktywów i pasywów drogą inwentaryzacji jest częściom rachunkowości firmy. Jak przeprowadzić inwentaryzację krok po kroku? Podpowiadamy.
Ile trwa inwentaryzacja?
Wszystko zależy od tego, jaki wybierzemy sposób działania i jak wiele rzeczy mamy do zewidencjonowania. W sklepach wielkopowierzchniowych inwentaryzacja przeprowadzana przez cały zespół może trwać kilkanaście godzin, w mniejszych powinna trwać krócej. Inwentaryzacja przebiega sprawnie i szybko, jeżeli zespół ma odpowiednie doświadczenie. Dlatego najlepiej skorzystać z usług inwentaryzacyjnych proponowanych przez firmy zewnętrzne, aby mieć gwarancję profesjonalnie przeprowadzonej inwentaryzacji, z rzetelnym raportem końcowym. Takie usługi możemy znaleźć u https://oexcursor.pl/oferta/inwentaryzacje/.
Pierwszy krok inwentaryzacji
Pierwszym etapem jest odpowiednie przygotowanie inwentaryzacji. Jest to bardzo ważne, ponieważ składa się na nie wiele czynności zarówno formalnych jak i organizacyjnych. Musimy zacząć od powołania komisji inwentaryzacyjnej na czele z przewodniczącym, który będzie odpowiedzialny za jej rozliczenie. Przygotowujemy również harmonogram działań, całą potrzebną dokumentację i ustalamy ewentualne szczegóły – np. sposób oznaczania grup produktów w celu łatwiejszego ich zliczania. Możemy przygotować również druki rachunkowe, które później mogą przydać się podczas sporządzania protokołu końcowego.
Krok drugi: inwentaryzacja
Zaczynamy inwentaryzację. Jej zadaniem jest rzetelne zewidencjonowanie każdego z produktów i składników majątku, które posiadamy w sklepie lub w magazynach. Jeszcze do niedawna przebiegała przy użyciu kartki i długopisu, obecnie służą do tego celu czytniki kodów kreskowych, dzięki czemu wszelkie dane automatycznie trafiają do protokołu.
Krok trzeci: porównanie wartości stanu z ewidencją księgową
Komisja inwentaryzacyjna w tym momencie musi przeanalizować raporty z inwentaryzacji i porównać je ze stanem ewidencji księgowej. W przypadku wystąpienia różnic w stanach tych dwóch dokumentów należy określić, z czego one wynikają. Na przykład z kradzieży, zużycia czy przekroczenia terminu przydatności.
Krok czwarty: aktualizacja dokumentów i zakończenie procesu inwentaryzacji
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji i porównaniu wyników z księgą ewidencji musimy nanieść zmiany w tej księdze, aby były zgodne ze stanem aktualnym. Sporządzamy również protokoły końcowe, archiwizujemy dokumenty i kończymy inwentaryzację. Dokumentacja ta będzie później przedstawiona organom skarbowym.
